El Calendario Exprimido
No tengo tiempo de hacer tiempo. El calendario no mejoró: le pusimos IA encima.
El calendario compartido sigue siendo una de las invenciones más destructivas de los tiempos modernos. Y para joderlo aún más, en 2025 le agregamos IA. Ahora tenemos algoritmos que “optimizan” —aparentemente— el uso de nuestro tiempo. El problema es que optimizan sobre una base rota. El calendario disfuncional de siempre está ahí, pero más ¿eficiente? en llenarse solo.
(«Calendar Tetris», de “It doesn’t have to be crazy at work” — Jason Fried y David Heinemeier Hansson)
💡 Nota de contexto: Fried y DHH son hoy referentes públicos contra la cultura de reuniones, contra Slack como herramienta de interrupción permanente, y más recientemente contra la adopción acrítica de IA en el trabajo. No cambiaron de opinión desde 2021. La profundizaron.
El tiempo de las personas, equipos y organizaciones es uno de sus principales activos. Con una salvedad que no caduca: es unidireccional, no es flexible, y es centralmente circadiano (del latín circa diem*: “alrededor del día” — nuestros ritmos biológicos de energía, atención y recuperación siguen ciclos de ~24 horas que ninguna agenda respeta).*
Lo que desperdiciamos —mal uso del tiempo— solo puede remediarse con más tiempo. Ningún algoritmo te lo devuelve.
Intrusos
Intervenir el tiempo de alguien en una organización que respeta el uso del tiempo de las personas debería ser negociable, disputable, razonable. No debería ser tan simple como:
“Oh, encontré un espacio libre en tu calendario, te puse una reunión.”
¿Para qué? ¿Por qué? ¿Puedo elegir?
Algunos casos equivalentes: “Oh, encontré un espacio en tu armario, guardé allí un poco de ropa mía.” O también: “Oh, encontré libre una hoja en tu cuaderno de canciones, la voy a usar ahora.” O peor: “Oh, encontré disponible un espacio de tu cuerpo…” Y el más nuevo: “Oh, el algoritmo detectó que estás libre el martes a las 10. Te agendé con 6 personas que tampoco saben bien por qué están ahí.”
Es normal en mi trabajo diario participar en reuniones donde hay una persona del cliente, una que tiene el conocimiento del trabajo y seis o siete mas que están de veedores confundidos o como escribientes de terceras personas. O por que los mandaron. O por que “debían estar allí”.
Y así con múltiples y extremos ejemplos irritantes. El último tiene nombre: Copilot, Reclaim, Motion. La invasión automatizada.
Cuando se optimizan los calendarios para ser intervenidos sin esfuerzo, en cualquier momento, no debería sorprender que terminen siendo una serie infinita de bloques de media hora, uno tras otro, que nos desafía a entrar a cada lugar sin saber muy bien por qué ni para qué. Multitarea venenosa, indefinida, quemacerebros.
El trabajo híbrido lo agravó. Sin pasillo, sin café, sin conversación informal, el calendario se convirtió en el único tejido conectivo de muchas organizaciones. Y eso lo hizo aún más fácil de colonizar.
Tomar el tiempo de alguien —fuera de las ceremonias o espacios acordados, mínimos y necesarios— ¿no debería ser negociable y demandar algún tipo de propósito compartido?
Último Recurso
Las reuniones deberían ser un último recurso. Las conversaciones fluidas no requieren de mucha gente reunida de manera sorpresiva. Pero hay algo más profundo que se daña cuando intervenimos el tiempo de manera intempestiva y autoritaria: la Estructura Informal.
Toda organización tiene tres estructuras (Org Physics, Niels Pflaeging & Silke Hermann — BetaCodex): la Formal —jerarquías, procesos, cumplimiento—; la de Valor —cómo se genera y entrega valor real al mercado—; y la Informal —las confianzas construidas, los ritmos propios, las conversaciones que ocurren cuando nadie las agenda.
La Estructura Informal no es frágil. Es redundante, altamente densa, viva y dinámica. Pero es profundamente sensible a este tipo de comportamientos. Se irrita —silenciosamente— cada vez que alguien entra sin llamar a la puerta. No suele ser una manera de dialogar. Tampoco de construir.
Alguien puede decir: “¿y qué hacemos con el principio ágil que sostiene que el método más eficiente y efectivo de comunicar información es la conversación cara a cara?” Buena pregunta. Mejor aún: ¿la única forma de tener esa conversación es entrando sin llamar a la puerta?
Ya hemos comprendido, con datos a la vista, que la agilidad no ha dado los resultados que prometía. Pero sus principios —puros— eran claros: la simplicidad es esencial, entendida como el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado. El producto funcionando es la medida principal de progreso. Y los proyectos se desarrollan en torno a individuos motivados, a quienes hay que darles entorno, apoyo y confianza —es decir, autonomía— para ejecutar. Ninguno de esos principios pide interrumpir, invadir, tomar el tiempo de otro que sabe qué hacer con su tiempo. Todos piden respetar. Y conversar.
En el desarrollo de software orientado al tiempo hablamos de “TTEO — Talk To Each Other”. Hablen entre ustedes. Sin necesidad de que nadie ocupe un espacio en el calendario de otro para recordárselo.
Y hay un principio que el Manifiesto nunca terminó de resolver, pero que el trabajo híbrido instaló definitivamente en la agenda: la sincronía y la asincronía no son lo mismo, no sirven para lo mismo, y elegir cuál usar —y cuándo— es una decisión de diseño, no un accidente de calendario.
Todo sigue igual de bien
Este texto lo escribí en 2021. Lo releo en 2025 y no cambié de opinión. La empeoré.
El calendario sigue siendo el campo de batalla donde se juega, silenciosamente, la cultura de una organización. Quién respeta el tiempo de quién. Quién tiene el poder de interrumpir. Quién decide cuándo empieza y cuándo termina el trabajo de otro. La IA no resolvió nada de eso. Le puso turbo.
La pregunta sigue siendo aún más cruel que en 2021: ¿el tiempo de las personas en tu organización es un activo que se cuida contablemente, un recurso que se consume como en un almacén, o un espacio de creación de valor para el cual te preparás y podés elegir cómo usar mejor?
Ahí empieza una conversación de diseño intencional.
Inspirado en «It doesn’t have to be crazy at work» de Jason Fried y David Heinemeier Hansson. Y en cuatro años más de observar lo mismo, cada vez más rápido.